AnwendungsfallHornetsecurityGeprüft am 29. Oktober 2026 · 5 Min. Lesezeit

E-Mail-Archivierung mit Hornetsecurity: GoBD-konform für Microsoft 365

Wie das Archiv von Hornetsecurity jede Mail automatisch und unveränderbar ablegt, wie du selbst suchst und Mails wieder zustellst und wie ein Betriebsprüfer kontrolliert Zugriff bekommt. Aus unserer Praxis mit Microsoft 365.

HornetsecurityAnwendungsfall

Auf einen Blick

Ab dem Tag der Aktivierung landet jede ein- und ausgehende Mail automatisch und unveränderbar im Archiv. Suchen und wieder zustellen kann jeder selbst mit seinem Microsoft-365-Login, und für den Betriebsprüfer gibt es einen zeitlich begrenzten, protokollierten Zugang.

Das bringt es euch

Pflichten erfüllt, ohne daran zu denken
Jede Mail wird direkt beim Ein- und Ausgang archiviert, unverändert und unveränderbar. Löschen im Postfach ändert daran nichts.
Selbst suchen und wiederherstellen
Jedes Postfach hat einen Zugang mit dem Microsoft-365-Login. Volltextsuche mit Filtern, und mit einem Klick wird die Mail erneut zugestellt.
Prüferzugang mit Vier-Augen-Prinzip
Für die Betriebsprüfung gibt es einen zeitlich begrenzten Zugang. Als privat markierte Mails zeigen dem Prüfer nur den Betreff.
Jeder Zugriff dokumentiert
Ein Protokoll hält fest, wer wann zugegriffen hat, auch bei uns als Administrator. Bearbeiten oder löschen lässt es sich nicht.

So läuft es ab

Plan wählen
Die Archivierung ist ab Enterprise für 4,50 € pro Postfach und Monat enthalten.
Archiv aktivieren
Wir schalten die Archivierung ein und legen die Aufbewahrungsdauer fest, bis zu 10 Jahre. Ab diesem Moment wird jede Mail archiviert.
Alte Mails, wenn gewünscht
Standardmäßig startet das Archiv mit dem Tag der Aktivierung. Sollen ältere Mails übernommen werden, holen wir ein Angebot von Hornetsecurity ein, der Import ist kostenpflichtig.
Team kurz einweisen
Wir zeigen deinem Team, wie es im Control Panel sucht und Mails wieder zustellt. Angemeldet wird mit dem Microsoft-365-Konto.
Im Prüfungsfall
Steht eine Betriebsprüfung an, richten wir den Prüferzugang ein, zeitlich begrenzt und mit Vier-Augen-Prinzip.

Der Unterschied im Alltag

Situation	Nur das Postfach	Mit Hornetsecurity-Archiv
Mail im Postfach gelöscht	Spätestens nach dem Leeren des Papierkorbs weg	Liegt weiter unverändert im Archiv
Original nachweisen	Mails lassen sich verändern oder verschieben	Original bleibt unveränderbar erhalten
Alte Mail wiederfinden	Suchen in einzelnen Postfächern	Volltextsuche mit Filtern im Control Panel
Mail erneut brauchen	Absender um erneutes Senden bitten	Mit einem Klick erneut zustellen
Betriebsprüfung	Postfächer durchsuchen und Mails exportieren	Zeitlich begrenzter Prüferzugang mit Protokoll

Passt gut zu euch, wenn …

Ihr verschickt und bekommt Angebote, Aufträge oder Rechnungen per Mail
Ihr wollt die Aufbewahrungspflichten erfüllen, ohne dass jemand daran denken muss
Eine Betriebsprüfung soll ohne Suchaktion in Postfächern laufen
Ihr nutzt Microsoft 365 oder plant den Umstieg

Geschäftliche Mails müssen in Deutschland je nach Inhalt 6, 8 oder 10 Jahre vollständig und unverändert aufbewahrt werden. Ein normales Postfach schafft das nicht zuverlässig: Mails werden gelöscht, verschoben oder verschwinden mit dem Postfach eines Mitarbeiters. Mit der Archivierung von Hornetsecurity läuft das automatisch im Hintergrund. Hier zeigen wir, wie das bei unseren Kunden mit Microsoft 365 aussieht.

Ab wann wird archiviert?

Ab dem Tag, an dem wir die Archivierung aktivieren. Von da an wird jede ein- und ausgehende Mail direkt beim Eingang oder Versand abgelegt, unverändert und unveränderbar. Wird sie später im Postfach gelöscht, liegt sie trotzdem weiter im Archiv.

Ältere Mails werden standardmäßig nicht übernommen. Wenn du das möchtest, geht es, zum Beispiel über einen Import aus PST-Dateien. Dafür holen wir ein eigenes Angebot von Hornetsecurity ein, denn der Import ist kostenpflichtig.

Selbst suchen und wieder zustellen

Jedes Postfach hat einen eigenen Zugang zum Control Panel von Hornetsecurity, angemeldet wird mit dem Microsoft-365-Konto. Dort siehst du alle eingegangenen Mails, auch die, die im Spamfilter hängen geblieben sind. Die Volltextsuche lässt sich nach Datum, Absender, Empfänger und Betreff eingrenzen.

Hast du die Mail gefunden, lässt du sie dir mit einem Klick erneut zustellen. Sie landet dann wieder in deinem Postfach. Das Archiv ist also nicht nur für die Pflicht da, sondern auch ganz praktisch, wenn mal etwas weg ist.

Wenn der Betriebsprüfer kommt

Für eine Betriebsprüfung richten wir einen eigenen Prüferzugang ein. Er hat drei wichtige Eigenschaften:

Zeitlich begrenzt: Der Zugang gilt nur für den Zeitraum der Prüfung.
Vier-Augen-Prinzip: Der Prüfer kann nicht einfach wahllos alles öffnen.
Vollständig protokolliert: Wann, wie und worauf er zugreift, wird dokumentiert.

Mails, die als privat markiert sind, zeigen dem Prüfer nur den Betreff. Niemand muss für die Prüfung Postfächer durchsuchen oder Mails exportieren und weitergeben.

Jeder Zugriff wird dokumentiert

Das gilt nicht nur für den Prüfer. Auch jeder Zugriff durch uns als Administrator landet im Protokoll. Das Protokoll hält fest, wer sich wann angemeldet hat, und lässt sich weder bearbeiten noch löschen. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, was mit dem Archiv passiert ist.

Wie lange wird aufbewahrt, und was kostet es?

Die Aufbewahrungsdauer stellen wir bei der Einrichtung ein, möglich sind 3 Monate bis 10 Jahre. Damit sind die üblichen Fristen abgedeckt: 6 Jahre für Geschäftsbriefe, 8 Jahre für Rechnungen ab 2025 und 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse. Welche Fristen bei dir konkret gelten, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

Die Archivierung steckt in allen Plänen ab Enterprise, also ab 4,50 € pro Postfach und Monat. Wer zusätzlich OneDrive und SharePoint absichern will, nimmt Enterprise Backup für 7,00 €. Alle Pläne im Detail findest du im Planvergleich.

Archiv ist kein Backup

Das Archiv legt jede einzelne Mail ab, um die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und Mails wiederzufinden. Ein Backup sichert dagegen den Stand ganzer Postfächer, von OneDrive oder SharePoint zu bestimmten Zeitpunkten. Das eine ersetzt das andere nicht. Wann sich das Backup zusätzlich lohnt, steht im Planvergleich. Wie du Mails außerdem verschlüsselst und signierst, zeigen wir auf der Seite E-Mail-Verschlüsselung mit Hornetsecurity. Alle Preise findest du auf unserer Hornetsecurity-Seite.

Häufige Fragen

Werden alte E-Mails beim Start ins Archiv übernommen?

Standardmäßig nicht, das Archiv startet mit dem Tag der Aktivierung. Ältere Mails lassen sich importieren, etwa aus PST-Dateien. Dafür erstellt Hornetsecurity ein eigenes, kostenpflichtiges Angebot.

Wie lange werden die Mails aufbewahrt?

Die Aufbewahrungsdauer lässt sich von 3 Monaten bis zu 10 Jahren einstellen. Damit sind die üblichen Fristen von 6, 8 und 10 Jahren abgedeckt.

Wie stelle ich eine gelöschte Mail wieder her?

Im Control Panel von Hornetsecurity, angemeldet mit deinem Microsoft-365-Konto. Dort suchst du die Mail und lässt sie dir erneut zustellen. Im selben Bereich siehst du auch Mails, die im Spamfilter gelandet sind.

Wie bekommt der Betriebsprüfer Zugriff?

Über einen eigenen Prüferzugang, den wir einrichten. Er ist zeitlich begrenzt, unterliegt dem Vier-Augen-Prinzip, und jeder Zugriff wird protokolliert. Als privat markierte Mails zeigen dem Prüfer nur den Betreff.

Werden auch interne Mails archiviert?

Optional ja. Ob Mails zwischen Kollegen mit ins Archiv sollen, legen wir bei der Einrichtung mit dir fest.

Ist ein Backup nicht dasselbe?

Nein. Das Archiv legt jede einzelne Mail unveränderbar ab und erfüllt die Aufbewahrungspflichten. Ein Backup sichert den Stand von Postfach, OneDrive oder SharePoint zu bestimmten Zeitpunkten. Das eine ersetzt das andere nicht.

Stand: Oktober 2026. Funktionen laut Hornetsecurity. Die Hinweise zu Aufbewahrungsfristen ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.