Microsoft 365
SMTP AUTH in Microsoft 365: warum dein Scanner ab Dezember 2026 keine Mails mehr schickt
Ende Dezember 2026 schaltet Microsoft die einfache Passwort-Anmeldung für den Mailversand per SMTP ab. Betroffen sind Scanner, Fachsoftware und Kontaktformulare. Wie du herausfindest, ob ihr betroffen seid, und welche Lösung passt, inklusive eigenem SMTP-Server über Hornetsecurity.
Schickt bei euch der Scanner seine Scans per Mail? Verschickt die Praxis- oder Kanzleisoftware Rechnungen und Erinnerungen, oder landet das Kontaktformular der Webseite direkt im Postfach? Dann lohnt jetzt ein Blick in die Einstellungen. Ende Dezember 2026 schaltet Microsoft in Exchange Online die einfache Anmeldung mit Benutzername und Passwort für den Mailversand per SMTP ab, und genau darüber laufen viele dieser Geräte.
Das Wichtigste in Kürze
- Ende Dezember 2026 deaktiviert Microsoft „SMTP AUTH“ mit Basic Authentication standardmäßig in allen bestehenden Microsoft-365-Umgebungen.
- Betroffen ist alles, was mit Benutzername und Passwort über smtp.office365.com Mails verschickt: Multifunktionsgeräte, Fachsoftware, Skripte, Webseiten.
- Admins können es vorerst wieder einschalten. Das endgültige Aus will Microsoft im zweiten Halbjahr 2027 ankündigen.
- Wer bei mir „Hornetsecurity“ nutzt, kann über meinen eigenen SMTP-Server versenden und ist von der Abschaltung gar nicht betroffen.
- Für alle anderen Geräte gibt es fast immer einen sauberen Weg. Den sollte man jetzt angehen und nicht erst am 2. Januar.
Was genau abgeschaltet wird
Viele Geräte und Programme verschicken Mails, indem sie sich wie ein Mailprogramm bei Microsoft anmelden: Server „smtp.office365.com“, Port 587, Benutzername und Passwort eines Postfachs. Das nennt sich „SMTP AUTH“, und die Anmeldung mit dem nackten Passwort ist die sogenannte Basic Authentication.
Genau die macht Microsoft jetzt zu. Was weiter funktioniert, ist die moderne Anmeldung per „OAuth“, also das gleiche Verfahren, mit dem sich Outlook anmeldet. Das Problem: Viele ältere Geräte können das schlicht nicht.
—> Wenn es so weit ist, kommt keine Mail mehr an. Im Protokoll vom Gerät steht dann meistens „550 5.7.30 Basic authentication is not supported for Client Submission“. Am Gerät selbst sieht man oft gar nichts, der Scan ist einfach weg.
Wer typischerweise betroffen ist
- Multifunktionsgeräte mit Scan-to-Mail: der Klassiker. Meist mit einem eigenen Postfach wie scanner@ eingerichtet, vor Jahren, von jemandem, der nicht mehr da ist.
- Fachsoftware: Praxisverwaltung, Kanzleisoftware, Warenwirtschaft oder Buchhaltung, die Rechnungen, Recalls oder Terminerinnerungen per Mail verschickt.
- Webseiten: Kontaktformulare, die über ein SMTP-Plugin mit einem Microsoft-365-Postfach senden. Bei WordPress sehr verbreitet.
- Technik im Hintergrund: NAS, Backup-Software, USV oder Firewall, die Warnmeldungen per Mail schicken. Hier merkt man den Ausfall erst, wenn genau die eine wichtige Warnung fehlt.
So findest du heraus, ob ihr betroffen seid
Im Exchange Admin Center gibt es unter „Berichte“ → „Nachrichtenfluss“ einen Bericht zu den SMTP-AUTH-Clients. Der zeigt, welche Konten noch per SMTP AUTH senden.
Ohne Admin-Zugang geht es auch ganz pragmatisch: einmal durch die Büros gehen und schauen, welches Gerät Mails verschickt. Bei Software hilft ein Blick in die Mail-Einstellungen. Steht da smtp.office365.com mit Benutzername und Passwort, gehört es auf die Liste.
Wie ich das löse: eigener SMTP-Server über Hornetsecurity
Für meine Kunden mit „Hornetsecurity“ habe ich einen eigenen SMTP-Server eingerichtet. Scanner, Fachsoftware und Webseite schicken ihre Mails darüber ganz normal über eure eigene Domain, ohne Umweg über die Anmeldung bei Microsoft. Die Abschaltung von SMTP AUTH betrifft euch damit schlicht nicht.
Und weil die Mails durch Hornetsecurity laufen, greifen dort auch die Regeln, die für eure normalen Mails gelten, zum Beispiel die Verschlüsselung per S/MIME. Die Rechnung aus der Fachsoftware ist dann genauso geschützt wie die Mail aus Outlook.
—> Das ist ein Zusatz, den ich allen Hornetsecurity-Kunden zur Verfügung stellen kann. Umgestellt wird pro Gerät: neuer Server eintragen, einmal testen, fertig. Mehr zu Hornetsecurity findest du unter Hornetsecurity.
Die anderen Wege, von elegant bis Notlösung
Ohne Hornetsecurity gibt es diese Optionen:
- Firmware-Update mit OAuth: Viele neuere Multifunktionsgeräte können sich inzwischen per OAuth bei Microsoft 365 anmelden. Oft reichen ein Update und eine neue Anmeldung.
- Scannen in die Cloud statt per Mail: Der Scan landet direkt in einem OneDrive- oder SharePoint-Ordner statt im Postfach. Viele Geräte haben das eingebaut, und das Postfach bleibt sauber.
- SMTP-Relay über einen Connector: Das Gerät liefert direkt bei Microsoft 365 ein und wird über eine feste IP-Adresse oder ein Zertifikat erkannt. Dafür braucht ihr eine Internetleitung mit fester IP, ein eigenes Postfach braucht das Gerät dann nicht mehr.
- Direct Send: Funktioniert nur für Empfänger im eigenen Unternehmen und ist auch bei Microsoft nur als letzte Option gedacht. Microsoft arbeitet sogar an einer Option, es standardmäßig abzuschalten. Ich setze das nur ein, wenn sonst gar nichts geht.
- Eigener Versanddienst: Für Fachsoftware und Webseiten, die an externe Empfänger senden, ist ein spezieller Mailversand-Dienst oft der bessere Weg als ein normales Postfach.
—> Und wenn ein Gerät nichts davon kann? Dann ist es meistens so alt, dass es sowieso auf der Austauschliste stehen sollte. 😉
Einfach wieder einschalten?
Geht, vorerst. Microsoft lässt Admins die alte Anmeldung nach Ende Dezember wieder aktivieren. Das ist aber nur Aufschub: Im zweiten Halbjahr 2027 will Microsoft das endgültige Abschaltdatum nennen. Wer die Sicherheitsstandards in Microsoft Entra aktiviert hat, kann Basic Authentication für SMTP ohnehin nicht nutzen.
Dazu kommt: Ein Postfach-Passwort, das auf einem Scanner gespeichert ist, ist genau die Art Zugang, die man nicht mehr haben möchte.
—> Mein Rat: nicht auf den Notschalter verlassen. Jetzt die Liste machen, bis Mitte Dezember umstellen, und der Januar wird ruhig.
Häufige Fragen
Ab wann genau funktioniert es nicht mehr?
Microsoft nennt nur „Ende Dezember 2026“, keinen festen Tag. Plan es also so, dass Mitte Dezember alles umgestellt und getestet ist.
Betrifft das auch Outlook auf dem PC oder Handy?
Nein. Outlook und die Outlook-App melden sich längst modern an. Es geht nur um Geräte und Programme, die Mails per SMTP mit Benutzername und Passwort senden.
Wir nutzen Hornetsecurity. Müssen wir trotzdem etwas tun?
Ja, einmal: Die Geräte, die heute noch über smtp.office365.com senden, stelle ich auf den SMTP-Server über Hornetsecurity um. Danach seid ihr von der Abschaltung nicht mehr betroffen.
Wir haben ein neues Microsoft 365. Sind wir raus?
Bei Umgebungen, die nach Dezember 2026 angelegt werden, ist Basic Authentication gar nicht erst verfügbar. Und schon seit 2020 ist SMTP AUTH bei neuen Umgebungen abgeschaltet, bis es jemand pro Postfach freischaltet. Wenn bei euch der Scanner trotzdem mailt, hat das irgendwann jemand bewusst eingeschaltet.
Was kostet die Umstellung?
Meistens ist sie schnell gemacht: neuer Server oder Firmware, neue Anmeldung, Test. Aufwendiger wird es nur, wenn Fachsoftware angepasst werden muss oder eine feste IP fehlt. Das schaue ich mir vorher an und sage dir, was auf dich zukommt.
Lass uns einmal drüberschauen
Schick mir einfach kurz, welche Geräte und Programme bei euch Mails verschicken, oder gib mir einmal Lesezugriff aufs Admin Center. Dann sage ich dir, was betroffen ist und welcher Weg für euch passt.
Mehr zu Lizenzen und Betreuung findest du auf der Seite Microsoft 365, oder du meldest dich direkt über Kontakt.
